5. Dialogveranstaltung - Der Nutzen der Videofunktion für Kollaboration
Thema: Bei der 5. Dialogveranstaltung wurde die Bedeutung von Sichtbarkeit bei verteilter Zusammenarbeit thematisiert. Was genau ist der praktische Nutzen der Sichtbarkeit? Welche praktischen Erfahrungen gibt es? Dies und noch weitere Fragen standen bei diesem Workshop im Fokus.
Praxisdialog: 5. November 2019
Diese Veranstaltung wurde im Rahmen des Verbundprojekts CollaboTeam durchgeführt.
Für Telefonkonferenzen werden oft Web-Konferenz-Tools genutzt. Jedoch, was bringt es, das Videobild anzuschalten? Was ist der praktische Nutzen von Bildübertragungen bei verteilter Zusammenarbeit?
Solche Fragen standen im Mittelpunkt der 5. Dialogveranstaltung, die am 5. November 2019 in Hannover statt fand. Über konkrete Erfahrungen bei der Logiline GmbH, einem Logistik-Anbieter mit zahlreichen Standorten in Deutschland, berichtete Geschäftsführer Holger Haupt. Aus einer besonderen Situation heraus ergab sich dort eine verteilte Teamsituation in der Verwaltung, bei der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Nutzen täglicher Web-Konferenzen für die Arbeit und ihren Teamzusammenhalt entdeckten. Er betonte, dass die Sichtbarkeit zu einer weniger arbeitsteiligen, stärker kollaborativen Arbeitsweise beigetragen habe. Herr Haupt belebte seinen Vortrag, indem er seine vier Teammitglieder einfach mal per Web-Konferenz zuschaltete. Die Technik funktionierte auf Anhieb und die Teammitglieder konnten online zu ihren Erfahrungen interviewt werden. Ihre Auskunft: Sich per Videofunktion zu sehen, macht die Kommunikation persönlicher und unterstützt den sozialen Zusammenhalt. Es werden am Bildschirm auch Dokumente gezeigt und gemeinsam besprochen, was direkt die Zusammenarbeit erleichtert. Die Web-Konferenz ist in eine Teamplattform eingebettet, die weitere Features für die Teamarbeit bietet (gemeinsame Dokumentenablage, Communities usw.). Es fällt schwer, sich vorzustellen, dass die Zusammenarbeit mit Telefon und E-Mail ähnlich effektiv verlaufen würde.
Das zweite Praxisbeispiel präsentierte Sylvie Löffler, Mitglied des Strategieteams der Saxonia Systems AG aus München. Das Unternehmen entwickelt kundenspezifische Individualsoftwares in einem agilen Arbeitskonzept in räumlich verteilten Teams. Um die intensive Kollaboration der Software-Entwicklungsteams über verschiedene Standorten hinweg möglich zu machen, erfolgt eine Dauerübertragung zwischen zwei Büros an großen Bildschirmen. Dies wird von den Team-Mitgliedern als äußerst nützlich empfunden, stellt aber eine Vielfalt von Gestaltungsherausforderungen dar. Saxonia Systems hat daher über Jahre sein ETEO-Konzept („Ein Team, ein Office“) entwickelt, das genauer die Anforderungen beschreibt: an die Technik, die Räumlichkeiten, die sozialen Rollen und Kompetenzen sowie die eingesetzten Methoden. Auch in der unternehmensweiten Kommunikation spielen für die vierzehntägigen „Stand-ups“ die Videoübertragung eine wichtige Rolle. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der verschiedenen Standorte sehen sich, wenn über den Stand der verschiedenen Initiativen der Unternehmensentwicklung berichtet wird. Nutzen ist die Stärkung des Firmenzusammenhalts.
Die beiden Beispiele zeigen, dass der Nutzen der Video-Funktion sich je nach Anwendungsfall („Use Case“) im Einzelfall ganz unterschiedlich darstellen kann.
In einem kurzen Input ergänzte Dr. Thomas Hardwig aus dem Projekt CollaboTeam einige wissenschaftliche Erkenntnisse zum Nutzen der Sichtbarkeit bei der verteilten Zusammenarbeit. In einer abschließenden Zusammenfassung hob er heraus, dass der Nutzen sich nicht nur in kurzfristigen Wirkungen äußert (z. B. persönlicheres Verhältnis, mehr Verständnis für eine Situation), sondern auf Dauer langfristige positive Wirkungen hat (z. B. stärkerer Teamzusammenhalt, höhere Leistungsfähigkeit eines Teams, stärker kollaboratives Arbeiten).
In abschließenden Arbeitsgruppen wurden dann herausgearbeitet, welche Faktoren die Nutzung der Videofunktion behindern, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert die Videofunktion zu nutzen und welche Schlussfolgerungen daraus für die Gestaltung der Arbeit mit kollaborativen Anwendungen zu ziehen sind. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Veranstaltung entwickelten so konkrete Anforderungen an die Gestaltung eines wichtigen Aspekts der Arbeit mit kollaborativen Plattformen: Die Nutzung der Videofunktion.
Aufgrund der sehr positiven Resonanz planen wir eine Fortsetzung der Dialogveranstaltungen in 2020.